In manuellen Montageprozessen werden viele auftretende Fehler häufig als „menschliche Fehler“ abgetan. Doch ein genauerer Blick auf die bestehenden Systeme und Abläufe zeigt oft, dass ineffiziente und unpraktische Arbeitsanweisungen das eigentliche Problem sind.
Vorteile von Work Instructions
Work Instructions sind Dokumente, die erläutern, wie jeder Schritt einer Standardarbeitsanweisung (SOP) auszuführen ist.
Anders als ein Prozessdokument oder eine SOP enthalten Work Instructions detailliertere Informationen dazu, wie ein Mitarbeiter eine Tätigkeit ausführen muss. Katrina Dessavre von Beekeeper.io fasst es so zusammen: „Prozesse beschreiben, welche Ziele und Spezifikationen erfüllt werden müssen. SOPs beschreiben, wie ein Prozess in bestimmten Situationen ablaufen sollte. Work Instructions beschreiben, wie jeder einzelne Schritt in einer SOP durchzuführen ist.“
Work Instructions standardisieren Abläufe und schaffen dadurch einen systembasierten, messbaren Ansatz zur Überwachung von Prozessen. Sie bieten mehrere konkrete Vorteile:
- Wissen wird breiter verfügbar und einfacher verständlich gemacht.
- Fördert eine intensivere Analyse von Prozessen und die Suche nach Optimierungsmöglichkeiten im Zeitverlauf.
- Erhöht die Rückverfolgbarkeit des gesamten Prozesses, sodass zuvor unerkannte Probleme gezielt aufgedeckt werden können.
- Standardisiert Schulungsprogramme und erleichtert deren Skalierung.
Durch den Einsatz von Work Instructions investieren Unternehmen in ihren eigenen Wert. Dessavre erläutert dies folgendermaßen: „Indem sie einen stärker systemorientierten Ansatz verfolgen, geben Unternehmen ihren Mitarbeitern Werkzeuge an die Hand, um bessere Entscheidungen zu treffen und weniger Fehler zu machen.“
Durch den Detailgrad von Work Instructions lassen sich die genauen Anforderungen und Ziele eines Vorgangs leichter vermitteln. Ihre Einführung erleichtert das Verständnis des Ablaufs auf mehreren Organisationsebenen und beschleunigt den operativen Erfolg.
So schreibt man praxisnahe Work Instructions
Auch wenn das Verfassen von Work Instructions unkompliziert erscheinen mag, sind sie oft ineffizient oder unpraktisch, weil sie ohne vorherige Strategie erstellt werden. Hier finden Sie 6 Tipps, um Ihre Work Instructions praxisnah zu gestalten.
Verstehen Sie Ihr Zielpublikum
Bevor Sie etwas zu Papier bringen, sollten Sie klären, wer diese Anweisungen später nutzt. Ganz gleich, wie viel Zeit und Aufwand Sie in die Erstellung von Work Instructions investieren: Sie werden nur dann funktionieren, wenn die Zielgruppe – hier die Mitarbeiter – sie annimmt.
Denken Sie außerdem daran, dass die Mitarbeiter die besten Ansprechpartner sind, um einen Prozess zu verstehen und zu optimieren. Werden sie in den Schreibprozess einbezogen, identifizieren sie sich leichter mit den neuen Work Instructions, wenn sie das Gefühl haben, dass ihre Meinungen Gehör finden und berücksichtigt werden.
Halten Sie es einfach
Achten Sie darauf, wie viele Aktionen in einem Schritt enthalten sind. Pro Schritt sollte nur eine Aktion ausgeführt werden. Ja, das macht die Anweisungen länger, aber es stellt sicher, dass jeder Aktion mehr Aufmerksamkeit geschenkt wird, was das Fehlerpotenzial verringert.
Stellen Sie sicher, dass die Anweisungen umfassend sind, indem Sie mehrere Durchläufe verfassen. Versuchen Sie selbst, die Prozedur zu absolvieren oder beobachten Sie jemanden dabei, um die Anweisungen an die tatsächlichen Handlungen anzupassen. Anschließend können Sie sie nach Bedarf vereinfachen und auf möglichst wenige Worte reduzieren.
Machen Sie es visuell
Visuelle Anweisungen gelten als wirkungsvoller als rein textbasierte. T-sciences.com verweist auf Untersuchungen, die besagen: „Wir reagieren auf visuelle Daten schneller und verarbeiten sie besser als alle anderen Datenformen. Tatsächlich verarbeitet das menschliche Gehirn Bilder 60.000-mal schneller als Text, und 90 Prozent der Informationen, die das Gehirn erreicht, sind visueller Natur.“
Das Einbinden von Grafiken, Videos und Animationen beschleunigt die Abläufe und mindert die kognitive Belastung. Bei Augmented-Reality-Technologie projiziert man Grafiken, sodass der Mitarbeiter wortwörtlich per Pfeilanzeige in die richtige Richtung gelenkt wird.
Kontinuierlich aktualisieren
Der wichtigste Faktor bei Work Instructions besteht darin, sie kontinuierlich auf dem neuesten Stand zu halten. Digitale Work Instructions vereinfachen diesen Vorgang, da neue Änderungen unternehmensweit in Sekundenschnelle eingepflegt werden können.
Digital transformieren
Das Überführen Ihrer Prozeduren in digitale Programme verringert den Zeit- und Arbeitsaufwand für Erstellung und Aktualisierung erheblich. Es ähnelt eher einem Plug-and-Play-System als einem Schreibprozess.
Über eine digitale Plattform lassen sich mehr Daten nutzen. Während papierbasierte Work Instructions ausschließlich Informationen aus dem Endergebnis abbilden können, erfasst das Digitale Daten aus jedem Schritt des Prozesses.
Darüber hinaus zentralisieren digitale Plattformen die Daten. Sie werden an jedem Punkt der Fertigung erfasst und können sowohl im Werk als auch auf Unternehmensebene ausgetauscht werden. Außerdem lassen sich Daten und andere Informationen schützen, sodass nur bestimmte Mitarbeiter Zugriff darauf haben, wenn dies erforderlich ist.
Für die Arbeiter vereinfachen digitale Anweisungen die Prozesse noch weiter, da sie leichter zu verstehen sind. Untersuchungen von Torres, Nadeau und Landau zeigen, dass „Technologie die kognitive Belastung der Mitarbeiter senken und die dynamische Komplexität der Montage reduzieren kann. Mit der Entwicklung von menschzentrierten Unterstützungstechnologien im Rahmen des Operator 4.0 könnte die Einbindung mehrerer Technologien in Montagesysteme sowohl Mitarbeitern als auch der Gesamtleistung zugutekommen.“
Subroutinen verwenden
Digitale Work Instructions bieten auch den Vorteil von Subroutinen. Wenn eine Aktion innerhalb eines Prozesses mehrfach auftritt, hinterlegen Sie sie einmal im Programm und greifen Sie bei Bedarf per Subroutine darauf zurück. So müssen Sie diese Aktion nicht bei jedem Vorkommen erneut formulieren. Wenn später Änderungen an dieser Routine nötig sind, müssen Sie sie nur einmal anpassen, und die Änderung wird automatisch überall übernommen.
Letztendlich werden Work Instructions Ihre Abläufe weiterentwickeln. Wenn Sie diese Tipps anwenden, standardisieren Sie Ihre Fertigung und verschaffen sich einen Vorteil für aktuelle und künftige Prozesse.
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