Dans les chaînes de montage manuelles, bon nombre des erreurs qui se produisent sont généralement considérées comme des « erreurs humaines ». Or, bien souvent, un examen plus approfondi des systèmes et des procédures en place permet de mettre en lumière le véritable problème : des consignes de travail inefficaces et peu pratiques.
Avantages des consignes de travail
Les consignes de travail sont des documents qui expliquent comment effectuer chacune des étapes d'une procédure opérationnelle standard (SOP).
Contrairement à un document de procédure ou à une procédure opérationnelle standard (SOP), les consignes de travail détaillent davantage la manière dont un employé doit effectuer une opération. Katrina Dessavre, de Beekeeper.io, l’explique très bien : « Les procédures décrivent les objectifs et les spécifications à respecter. Les SOP décrivent comment une procédure doit être mise en œuvre dans certaines situations. Les consignes de travail décrivent comment chacune des étapes d’une SOP doit être effectuée. »
Les consignes de travail permettent de normaliser les processus, ce qui garantit une approche systématique et quantifiée du suivi des opérations. Elles présentent notamment les avantages suivants :
- Rendre les connaissances plus accessibles et plus faciles à comprendre.
- Encourager une analyse plus approfondie des processus et la recherche de moyens pour les améliorer au fil du temps.
- Améliorer la traçabilité de l'ensemble du processus, ce qui permet d'identifier des problèmes qui n'étaient pas détectables auparavant.
- Harmoniser les programmes de formation et faciliter leur mise en œuvre à grande échelle.
En mettant en place des consignes de travail, les entreprises investissent dans leur propre valeur. M . Dessavre illustre bien cette idée en affirmant que « en adoptant une approche davantage axée sur les systèmes, les entreprises peuvent donner à leurs collaborateurs les outils nécessaires pour prendre de meilleures décisions et commettre moins d'erreurs ».
Le caractère détaillé des consignes de travail facilite la communication des attentes et des besoins précis d'une opération. Leur mise en œuvre permet de mieux comprendre la procédure à tous les niveaux de l'organisation et accélère la réussite opérationnelle.
Comment rédiger des consignes de travail pratiques
Même si la rédaction de consignes de travail peut sembler simple, on constate souvent qu’elles s’avèrent inefficaces ou peu pratiques parce qu’on ne les a pas préparées de manière stratégique avant de les rédiger. Voici 6 conseils pour rendre vos consignes de travail plus pratiques.
Comprendre votre public
Avant de rédiger quoi que ce soit, il faut bien comprendre qui va utiliser ces procédures. Peu importe le temps et l'énergie consacrés à la rédaction des consignes de travail, celles-ci ne seront d'aucune utilité si elles ne sont pas acceptées par leur public cible, en l'occurrence les travailleurs.
Gardez également à l'esprit que les employés constituent la meilleure ressource pour comprendre un processus et le rendre plus efficace. Les impliquer dans la rédaction des instructions de travail les incitera à s'approprier ces nouvelles consignes s'ils ont le sentiment que leurs opinions sont prises en compte et valorisées.
Restez simple
Essayez de compter le nombre d'actions que comporte chaque étape. Chaque étape ne doit comporter qu'une seule action. Certes, cela peut allonger les instructions, mais cela garantit que chaque action fait l'objet d'une attention accrue, ce qui réduit le risque de défauts.
Assurez-vous que les instructions sont exhaustives en rédigeant plusieurs versions. Essayez de suivre la procédure vous-même ou observez quelqu'un d'autre la réaliser afin de faire correspondre les instructions aux actions. Simplifiez ensuite le texte si nécessaire, en utilisant le moins de mots possible.
Mettez-le en images
Les instructions visuelles sont réputées pour être plus efficaces que le texte. Le site T-sciences.com a mis en avant une étude selon laquelle « nous réagissons mieux aux données visuelles et les traitons plus efficacement que tout autre type de données. En effet, le cerveau humain traite les images 60 000 fois plus vite que le texte, et 90 % des informations transmises au cerveau sont visuelles. »
L'intégration d'éléments graphiques, de vidéos et d'animations accélère les opérations et réduit la charge cognitive. Grâce à la technologie de réalité augmentée, les éléments graphiques projetés indiquent le chemin à suivre, de sorte que le travailleur est littéralement guidé dans la bonne direction à l'aide de flèches.
Mettre à jour régulièrement
Le facteur le plus important dans la gestion des consignes de travail est de veiller à ce qu'elles soient mises à jour de manière régulière. Les consignes de travail numériques facilitent cette tâche, en permettant de déployer les nouvelles modifications à l'échelle de l'entreprise en quelques secondes.
Transformation numérique
La migration de vos procédures vers des outils numériques réduit considérablement le temps et les efforts nécessaires à leur création et à leur mise à jour. Cela s'apparente moins à de la rédaction qu'à un système « prêt à l'emploi ».
Une plateforme numérique permet d'accéder à davantage de données. Alors que les consignes écrites sur papier ne permettent de quantifier que les informations issues du résultat final, le format numérique permet de recueillir des informations à chaque étape du processus.
De plus, les plateformes numériques permettent de centraliser les données. Celles-ci sont collectées à n'importe quel endroit de l'usine et partagées partout, que ce soit au sein de l'usine ou à l'échelle de l'entreprise. Les données et autres informations peuvent également être sécurisées. Ainsi, seuls certains employés peuvent accéder à ces informations en fonction de leurs besoins.
Pour les travailleurs, les instructions numériques simplifient encore davantage les processus en les rendant plus faciles à comprendre. Les recherches menées par Torres, Nadeau et Landau montrent que « la technologie peut également alléger la charge cognitive des travailleurs et réduire la complexité dynamique de l’assemblage. Avec le développement des technologies d’assistance à l’humain dans le cadre de l’Opérateur 4.0, l’intégration de plusieurs technologies dans les systèmes de guidage d’assemblage pourrait profiter tant aux travailleurs qu’aux performances du système. »
Utiliser des sous-programmes
Les instructions de travail numériques présentent également l'avantage des sous-routines. Si une action se répète plusieurs fois au cours d'un processus, il suffit de l'écrire une seule fois dans le programme et d'utiliser la sous-routine pour y faire référence. Ainsi, vous n'avez pas besoin de la réécrire à chaque fois qu'elle apparaît. Et lorsqu'une modification est apportée à cette routine, il suffit de la modifier à un seul endroit pour que cette modification s'applique partout.
À terme, les consignes de travail permettront de faire évoluer vos processus. En suivant ces conseils, vous standardiserez votre usine et en tirerez un avantage pour vos opérations actuelles et futures.
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