Dans les assemblages manuels, de nombreuses erreurs sont considérées comme des « erreurs humaines ». Souvent, un examen approfondi des systèmes et procédures en place peut révéler le véritable problème : des instructions de travail inefficaces et peu pratiques.
Avantages des instructions de travail
Les instructions de travail sont des documents qui expliquent comment réaliser chaque étape d'une procédure opérationnelle standard (POS).
Contrairement à un document de processus ou une POS, les instructions de travail détaillent davantage la manière dont un opérateur doit exécuter une opération. Katrina Dessavre de Beekeeper.io l'explique le mieux : « Les processus décrivent les objectifs et les spécifications à atteindre. Les POS décrivent comment un processus doit être exécuté dans certaines situations. Les instructions de travail décrivent comment chacune des étapes d'une POS doit être exécutée. »
Les instructions de travail standardisent les processus, offrant ainsi une approche quantifiée et basée sur des systèmes pour le suivi des opérations. Elles offrent plusieurs avantages spécifiques :
- Rendre les connaissances plus largement disponibles et plus faciles à comprendre.
- Encourager une analyse plus approfondie des processus et la recherche de moyens de les affiner au fil du temps.
- Accroître la traçabilité de l'ensemble du processus, permettant d'identifier des problèmes qui n'étaient pas repérables auparavant.
- Standardiser les programmes de formation et faciliter leur mise à l'échelle.
En disposant d'instructions de travail, les entreprises investissent dans leur propre valeur. Dessavre le confirme en déclarant que « En se concentrant sur une approche davantage basée sur les systèmes, les entreprises peuvent donner aux employés les outils nécessaires pour prendre de meilleures décisions et commettre moins d'erreurs. »
La nature détaillée des instructions de travail facilite la communication des exigences et des besoins précis d'une opération. Leur mise en œuvre facilite la compréhension de la procédure à plusieurs niveaux organisationnels et accélère le succès opérationnel.
Comment rédiger des instructions de travail pratiques
Bien que la rédaction d'instructions de travail puisse sembler simple, les gens les rendent souvent inefficaces ou irréalisables en ne planifiant pas leur approche avant de les rédiger. Voici 6 conseils pour rendre vos instructions de travail pratiques.
Comprendre votre public
Avant de rédiger quoi que ce soit, comprenez qui utilisera ces procédures. Peu importe le temps et l'énergie consacrés à la rédaction d'instructions de travail, celles-ci ne fonctionneront pas si elles ne sont pas acceptées par le public ; en l'occurrence, les opérateurs.
Gardez également à l'esprit que les opérateurs sont la meilleure ressource pour comprendre un processus et le rendre plus efficace. L'inclusion des opérateurs dans le processus de rédaction les aidera à s'engager avec les nouvelles instructions de travail lorsqu'ils sentiront que leurs opinions sont prises en compte et valorisées.
Restez simple
Essayez de suivre le nombre d'actions par étape. Une seule action devrait avoir lieu à chaque étape. Oui, cela peut allonger les instructions, mais cela garantit qu'une plus grande attention est portée à chaque action, réduisant ainsi le risque de défauts.
Assurez-vous que les instructions sont complètes en rédigeant plusieurs itérations. Essayez de réaliser la procédure vous-même ou observez quelqu'un d'autre le faire pour faire correspondre les instructions aux actions. Ensuite, simplifiez au besoin, en utilisant le moins de mots possible.
Rendez-le visuel
Les instructions visuelles sont reconnues pour être plus efficaces que le texte. T-sciences.com a révélé des recherches selon lesquelles « nous réagissons et traitons les données visuelles mieux que tout autre type de données. En fait, le cerveau humain traite les images 60 000 fois plus vite que le texte, et 90 % des informations transmises au cerveau sont visuelles. »
L'inclusion de graphiques, de vidéos et d'animations accélère les opérations et réduit la charge cognitive. Grâce à la technologie de réalité augmentée, des graphiques projetés éclairent le chemin, guidant littéralement l'opérateur dans la bonne direction à l'aide de flèches.
Mettre à jour régulièrement
Le facteur le plus important pour maintenir les instructions de travail est de s'assurer qu'elles sont mises à jour régulièrement. Les instructions de travail numériques facilitent cette tâche, en implémentant de nouveaux changements à l'échelle de l'entreprise en quelques secondes.
Opérer une transformation numérique
Le transfert de vos procédures vers des programmes numériques réduit considérablement le temps et les efforts nécessaires pour les créer et les mettre à jour. C'est moins de la rédaction et plus un système plug-and-play.
Plus de données sont accessibles via une plateforme numérique. Alors que les instructions de travail papier ne peuvent quantifier les informations qu'à partir du résultat final, le numérique capture des informations à chaque étape du processus.
De plus, les plateformes numériques centralisent les données. Elles sont collectées depuis n'importe quel point de l'usine et partagées partout — au sein de l'usine ou à l'échelle de l'entreprise. Les données et autres informations peuvent également être sécurisées. Ainsi, seuls les employés spécifiques peuvent accéder aux informations selon leurs besoins.
Pour les opérateurs, les instructions numériques simplifient encore davantage les processus en les rendant plus faciles à comprendre. Des recherches menées par Torres, Nadeau et Landau montrent que « la technologie peut également réduire la charge cognitive des opérateurs et la complexité dynamique de l'assemblage. Avec le développement des technologies d'assistance humaine dans le cadre de l'Opérateur 4.0, l'intégration de plusieurs technologies dans les systèmes de guidage d'assemblage pourrait bénéficier aux opérateurs et à la performance du système. »
Utiliser des sous-routines
Les instructions de travail numériques offrent également l'avantage supplémentaire des sous-routines. Si une action se répète plusieurs fois au cours d'un processus, écrivez-la une seule fois dans le programme et utilisez la sous-routine pour y faire référence. Ainsi, vous n'avez pas à la rédiger à chaque fois et à chaque endroit où elle apparaît. Et lorsqu'il y a une modification à cette routine, il vous suffit de la modifier à un seul endroit pour que ce changement s'applique partout.
En fin de compte, les instructions de travail feront évoluer vos processus. L'application de ces conseils standardisera votre usine et donnera un avantage à vos opérations actuelles et futures.
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