En los montajes manuales, muchos de los errores que se producen se asumen como "errores humanos". A menudo, una mirada más profunda a los sistemas y procedimientos implantados puede revelar el verdadero problema: unas instrucciones de trabajo ineficaces y poco prácticas.
Beneficios de las instrucciones de trabajo
Las instrucciones de trabajo son documentos que explican cómo completar cada paso de un procedimiento operativo estándar (PNT).
A diferencia de un documento de proceso o un PNT, las instrucciones de trabajo entran en más detalle sobre cómo un trabajador tiene que llevar a cabo una operación. Katrina Dessavre, de Beekeeper.io, lo explica mejor: "Los procesos describen los objetivos y las especificaciones que hay que cumplir. Los PNT describen cómo debe llevarse a cabo un proceso en determinadas situaciones. Las instrucciones de trabajo describen cómo debe llevarse a cabo cada uno de los pasos de un PNT".
Las instrucciones de trabajo estandarizan los procesos, por lo que existe un enfoque basado en el sistema y cuantificado para el seguimiento de las operaciones. Aportan algunas ventajas específicas:
- Hacer que el conocimiento esté más ampliamente disponible y sea más fácil de comprender.
- Fomente un mayor análisis de los procesos y la búsqueda de formas de perfeccionarlos con el tiempo.
- Aumentar la trazabilidad de todo el proceso, haciendo posible localizar problemas que antes no eran identificables.
- Estandarice los programas de formación y facilite su ampliación.
Al disponer de instrucciones de trabajo, las empresas están invirtiendo en su propio valor. Dessavre lo refleja diciendo que "Al centrarse en un enfoque más basado en sistemas, las empresas pueden dar a los empleados herramientas para tomar mejores decisiones y cometer menos errores."
La naturaleza detallada de las instrucciones de trabajo facilita la comunicación de los deseos y necesidades exactos de una operación. Su aplicación facilita la comprensión del procedimiento en múltiples niveles organizativos y acelera el éxito operativo.
Cómo redactar instrucciones prácticas de trabajo
Aunque redactar instrucciones de trabajo puede parecer sencillo, la gente a menudo las hace ineficaces o poco prácticas por no elaborar estrategias antes de escribirlas. He aquí 6 consejos para que sus instrucciones de trabajo sean prácticas.
Comprenda a su público
Antes de escribir nada, entienda quién va a utilizar estos procedimientos. Por mucho tiempo y energía que alguien dedique a escribir instrucciones de trabajo, no funcionarán si no son aceptadas por el público; en este caso, los trabajadores.
Además, tenga en cuenta que los trabajadores son el mejor recurso para comprender un proceso y hacerlo más eficaz. Incluir a los trabajadores en el proceso de redacción les ayudará a comprometerse con las nuevas instrucciones de trabajo cuando sientan que sus opiniones son apoyadas e incluidas.
Que sea sencillo
Intente controlar cuántas acciones hay en un paso. Sólo debe haber una acción en cada paso. Sí, puede hacer que las instrucciones sean más largas, pero garantiza que se presta más atención a cada acción, reduciendo el riesgo de defectos.
Asegúrese de que las instrucciones son completas escribiendo varias iteraciones. Intente completar el procedimiento usted mismo u observe cómo lo hace otra persona para ajustar las instrucciones a las acciones. A continuación, simplifique según sea necesario, manteniéndolo en el menor número de palabras posible.
Hágalo visual
Las instrucciones visuales son conocidas por ser más eficaces que el texto. T-sciences.com encontró una investigación según la cual "respondemos y procesamos los datos visuales mejor que cualquier otro tipo de datos. De hecho, el cerebro humano procesa las imágenes 60.000 veces más rápido que el texto, y el 90% de la información que se transmite al cerebro es visual."
La inclusión de gráficos, vídeos y animaciones acelera las operaciones y reduce la carga de trabajo cognitivo. Con la tecnología de realidad aumentada, los gráficos proyectados iluminan el camino para que un trabajador esté literalmente señalado en la dirección correcta mediante flechas.
Actualizar sistemáticamente
El factor más importante para mantener las instrucciones de trabajo es asegurarse de que se actualizan de forma coherente. Las instrucciones de trabajo digitales facilitan esta tarea, implementando nuevos cambios a nivel empresarial en cuestión de segundos.
Transformación digital
Transferir sus procedimientos a programas digitales reduce considerablemente el tiempo y el esfuerzo necesarios para crearlos y actualizarlos. Es menos como escribir y más como un sistema plug-and-play.
Una plataforma digital permite acceder a más datos. Mientras que las instrucciones de trabajo en papel sólo pueden cuantificar la información del resultado final, lo digital captura la información de cada paso del proceso.
Además, las plataformas digitales centralizan los datos. Se recopilan desde cualquier punto de la fábrica y se comparten en cualquier lugar, ya sea en la fábrica o a nivel empresarial. Los datos y el resto de la información también pueden protegerse. Así, sólo determinados empleados pueden acceder a la información según sus necesidades.
Para los trabajadores, las instrucciones digitales simplifican aún más los procesos al facilitar su comprensión. La investigación de Torres, Nadeau y Landau demuestra que "la tecnología también puede disminuir la carga cognitiva de los trabajadores y reducir la complejidad dinámica del montaje. Con el desarrollo de tecnologías de apoyo humano en el marco del Operador 4.0, la integración de varias tecnologías en los sistemas de guiado del montaje podría beneficiar a los trabajadores y al rendimiento del sistema."
Utilizar subrutinas
Las instrucciones de trabajo digitales también tienen la ventaja añadida de las subrutinas. Si una acción se repite varias veces a lo largo de un proceso, escríbala una vez en el programa y utilice la subrutina para volver a consultar la información. Entonces, no tendrá que escribirla cada vez en cada lugar donde se produzca. Y cuando haya un cambio en esa rutina, sólo tendrá que editarla en un lugar y se aplicará ese cambio en todo el proceso.
En última instancia, las instrucciones de trabajo van a hacer evolucionar sus procesos. Utilizar estos consejos estandarizará su fábrica y dará ventaja a las operaciones actuales y futuras.
¿Desea actualizar sus instrucciones de trabajo? Póngase en contacto con nuestros ingenieros de LightGuide para obtener respuestas específicas sobre la actualización de sus procedimientos.