En los ensamblajes manuales, se asume que muchos de los errores que ocurren son "errores humanos". A menudo, un análisis más profundo de los sistemas y procedimientos existentes puede revelar el problema real: instrucciones de trabajo ineficientes e imprácticas.
Beneficios de las Instrucciones de Trabajo
Las instrucciones de trabajo son documentos que explican cómo completar cada paso de un procedimiento operativo estándar (POE).
A diferencia de un documento de proceso o un POE, las instrucciones de trabajo detallan cómo un trabajador debe llevar a cabo una operación. Katrina Dessavre de Beekeeper.io lo explica mejor: "Los procesos describen qué objetivos y especificaciones deben cumplirse. Los POE describen cómo debe llevarse a cabo un proceso en determinadas situaciones. Las instrucciones de trabajo describen cómo debe realizarse cada uno de los pasos de un POE."
Las instrucciones de trabajo estandarizan los procesos, lo que permite un enfoque cuantificado y basado en sistemas para el seguimiento de las operaciones. Ofrecen algunos beneficios específicos:
- Poner el conocimiento a disposición de un público más amplio y facilitar su comprensión.
- Fomentar un mayor análisis de los procesos y la búsqueda de formas de perfeccionarlos con el tiempo.
- Aumente la trazabilidad de todo el proceso, lo que permite identificar problemas que antes no eran detectables.
- Estandarice los programas de capacitación y facilite su escalabilidad.
Al contar con instrucciones de trabajo, las empresas invierten en su propio valor. Dessavre lo refleja, afirmando que “Al centrarse en un enfoque más basado en sistemas, las empresas pueden proporcionar a los empleados herramientas para tomar mejores decisiones y cometer menos errores.”
La naturaleza detallada de las instrucciones de trabajo facilita la comunicación de los requisitos y necesidades exactos de una operación. Su implementación facilita la comprensión del procedimiento en múltiples niveles organizativos y acelera el éxito operativo.
Cómo Escribir Instrucciones de Trabajo Prácticas
Aunque redactar instrucciones de trabajo pueda parecer sencillo, a menudo se vuelven ineficientes o poco prácticas si no se planifica estratégicamente antes de escribirlas. Aquí tiene 6 consejos para que sus instrucciones de trabajo sean prácticas.
Comprenda a su Audiencia
Antes de redactar cualquier cosa, comprenda quién va a utilizar estos procedimientos. No importa cuánto tiempo y energía se invierta en redactar instrucciones de trabajo, estas no funcionarán si no son aceptadas por la audiencia; en este caso, los trabajadores.
Además, tenga en cuenta que los trabajadores son el mejor recurso para comprender un proceso y hacerlo más eficiente. Incluir a los trabajadores en el proceso de redacción ayudará a que se involucren con las nuevas instrucciones de trabajo al sentir que sus opiniones son respaldadas e incluidas.
Manténgalo Sencillo
Intente llevar un registro de cuántas acciones hay en un solo paso. Solo una acción debe realizarse en cada paso. Sí, esto puede alargar las instrucciones, pero garantiza que se preste más atención a cada acción, reduciendo el riesgo de defectos.
Asegúrese de que las instrucciones sean exhaustivas redactando múltiples iteraciones. Intente completar el procedimiento usted mismo o observe a otra persona hacerlo para que las instrucciones coincidan con las acciones. Luego, simplifique según sea necesario, utilizando la menor cantidad de palabras posible.
Hágalo Visual
Las instrucciones visuales son conocidas por ser más efectivas que el texto. T-sciences.com encontró investigaciones que indican que "respondemos y procesamos los datos visuales mejor que cualquier otro tipo de datos. De hecho, el cerebro humano procesa imágenes 60.000 veces más rápido que el texto, y el 90 por ciento de la información transmitida al cerebro es visual."
La inclusión de gráficos, videos y animaciones acelera las operaciones y reduce la carga cognitiva. Con la tecnología de realidad aumentada, los gráficos proyectados iluminan el camino, guiando literalmente al trabajador en la dirección correcta mediante flechas.
Actualización Constante
El factor más importante para mantener las instrucciones de trabajo es asegurarse de que se actualicen constantemente. Las instrucciones de trabajo digitales facilitan esta tarea, implementando nuevos cambios a nivel empresarial en cuestión de segundos.
Transformación Digital
Transferir sus procedimientos a programas digitales reduce considerablemente el tiempo y el esfuerzo necesarios para crearlos y actualizarlos. Es menos como escribir y más como un sistema "plug-and-play".
Se puede acceder a más datos a través de una plataforma digital. Mientras que las instrucciones de trabajo en papel solo pueden cuantificar información del resultado final, las digitales capturan información de cada paso del proceso.
Además, las plataformas digitales centralizan los datos. Se recopilan desde cualquier punto de la fábrica y se comparten en cualquier lugar, ya sea dentro de la fábrica o a nivel empresarial. Los datos y otra información también pueden protegerse. Así, solo los empleados específicos pueden acceder a la información según sea necesario.
Para los trabajadores, las instrucciones digitales simplifican aún más los procesos al hacerlos más fáciles de comprender. Una investigación de Torres, Nadeau y Landau demuestra que "la tecnología también puede disminuir la carga cognitiva de los trabajadores y reducir la complejidad dinámica del ensamblaje. Con el desarrollo de tecnologías de apoyo humano en el marco del Operador 4.0, la integración de varias tecnologías en los sistemas de guía de ensamblaje podría beneficiar a los trabajadores y al rendimiento del sistema."
Uso de Subrutinas
Las instrucciones de trabajo digitales también tienen el beneficio adicional de las subrutinas. Si una acción se repite varias veces a lo largo de un proceso, escríbala una sola vez en el programa y utilice la subrutina para referirse a esa información. Así, no tendrá que escribirla cada vez que aparezca. Y cuando haya un cambio en esa rutina, solo tendrá que editarla en un lugar y ese cambio se aplicará en todas partes.
En última instancia, las instrucciones de trabajo evolucionarán sus procesos. La aplicación de estos consejos estandarizará su fábrica y proporcionará una ventaja para las operaciones actuales y futuras.
¿Desea actualizar sus instrucciones de trabajo? Póngase en contacto con nuestros LightGuide para obtener respuestas concretas sobre cómo actualizar sus procedimientos.